CASOS DE ÉXITO
Sistemas que ya están haciendo el trabajo.
Cuatro procesos que consumían horas de trabajo manual, hoy funcionando solos. Esto es lo que cambia cuando la IA se implanta de verdad en una pyme.
CUATRO SISTEMAS EN PRODUCCIÓN
qué problema · qué impacto
225 h/mes en expedientes de herencia, a mano.
600-700 facturas/mes, clasificadas a mano en 6 buzones.
El correo prioritario se perdía entre el volumen.
Leads y presupuestos gestionados a mano, lentos.
Expedientes de herencia: 158 horas al mes, devueltas al despacho.
EL RETO
El despacho gestiona unos 45 expedientes de herencia al mes, cada uno con ~5 horas de trabajo manual: extraer datos de la documentación, consultar el Catastro, pedir notas registrales, valorar inmuebles y redactar documentos y correos. En total, 225 horas al mes, más de un empleado a jornada completa, en tareas repetitivas sin valor jurídico diferencial.
EL SISTEMA
Una aplicación web privada para el ciclo completo del expediente, con IA en los puntos de mayor fricción: extracción de datos con trazabilidad campo a campo (cada dato auditable hasta su origen), integración con Catastro, notas registrales y valoración inmobiliaria por IA, y generación automática de documentos y borradores de correo listos para la revisión del abogado.
EL RESULTADO
El equipo deja de invertir tiempo en tareas mecánicas y lo dedica al trabajo jurídico que sí diferencia al despacho, sin sacrificar control: la trazabilidad por campo mantiene la supervisión humana sobre cada dato.
RETORNO
158 horas/mes recuperadas y 46.800 €/año de ahorro neto (estimación conservadora). El ahorro recurrente cubre el desarrollo en menos de tres meses; a partir de ahí, cada mes es margen.
600 facturas al mes, clasificadas y archivadas solas.
EL RETO
El grupo recibe entre 600 y 700 facturas al mes repartidas en seis buzones de correo (uno de administración por cada sociedad). Alguien tenía que descargar cada factura, identificar a qué sociedad pertenecía y archivarla en la carpeta correcta para que la contable pudiera contabilizarla. Un trabajo manual, repetitivo y propenso a errores de clasificación y a facturas traspapeladas, que crecía con cada marca nueva.
EL SISTEMA
Una automatización que detecta las facturas adjuntas en los seis buzones, extrae el CIF de la sociedad destinataria, lo mapea a la sociedad correspondiente y archiva el documento en su subcarpeta dentro de la carpeta «Pendiente de contabilizar» en el Drive del grupo. La contable se encuentra todo ordenado por sociedad, sin tocar nada.
EL RESULTADO
La contabilidad deja de empezar por una tarea mecánica de descarga y ordenación: las facturas llegan ya clasificadas por sociedad y listas para contabilizar, eliminando errores de archivo y el riesgo de documentos perdidos. Y como cada apertura suma una sociedad y un buzón, el sistema escala con el grupo sin esfuerzo añadido.
EL IMPACTO
Clasificar y archivar cada factura a mano llevaba unos 90 segundos. Con 600+ facturas al mes, eso son ~15 horas mensuales de trabajo mecánico que desaparecen —además de los errores de archivo y los documentos perdidos.
El correo crítico dejó de perderse entre el ruido.
EL RETO
Operar varias marcas y sociedades (desde comida saludable hasta una rama logística) genera un alto volumen de correo entrante: proveedores, incidencias, logística, clientes. El triaje manual consumía tiempo cada mañana y, peor, los correos prioritarios se diluían entre el ruido, con riesgo de respuestas tardías en asuntos críticos.
EL SISTEMA
Un filtro inteligente de correo con alertas de prioridad: clasificación automática de cada email mediante IA, alertas inmediatas para los prioritarios (que dejan de perderse en la bandeja) y borradores de respuesta listos para enviar tras una revisión rápida.
EL RESULTADO
El triaje diario deja de ser una tarea manual y ningún correo crítico queda sin detectar. El equipo gana tiempo cada mañana y reacciona antes en lo que de verdad importa, con criterios de aceptación medibles y verificados.
EL IMPACTO
El triaje de la bandeja deja de comerse la primera hora de cada mañana: cada correo se clasifica en menos de 60 segundos y ningún asunto crítico vuelve a perderse entre el ruido.
El ciclo de leads, automatizado de punta a punta.
EL RETO
El negocio (persianas, estores y cortinas a medida) captaba leads por varios canales, pero el seguimiento era manual: contacto con el cliente, mensajería, envío de información y coordinación de envíos. Además, elaborar cada presupuesto requería intervención humana, lo que retrasaba la respuesta y dejaba escapar oportunidades.
EL SISTEMA
Automatización del ciclo de leads de extremo a extremo, integrando lo que ya usaban: mensajería automática por WhatsApp, correo y conexión con el operador de envíos, todo orquestado sobre infraestructura propia. Sobre esa base, un estimador automático de presupuestos con visión por IA capaz de generar un presupuesto a partir de imágenes, diseñado como módulo reutilizable.
EL RESULTADO
El cliente pasa de un seguimiento manual y lento a un flujo automático que contacta, informa y presupuesta sin intervención, reduciendo el tiempo de respuesta de horas a minutos y liberando al equipo de la gestión repetitiva.
EL IMPACTO
El tiempo de respuesta a un lead pasa de horas a minutos: el sistema contacta, informa y genera el presupuesto desde una foto sin intervención —ninguna oportunidad se enfría esperando.
Tu operación tiene un caso como estos esperando.
Empecemos por encontrarlo. En el diagnóstico te decimos qué proceso conviene automatizar primero.